2025年春節(jié)，深度求索（DeepSeek）大語(yǔ)言模型的問(wèn)世，猶如一顆重磅炸彈，在社會(huì)各界引發(fā)強(qiáng)烈反響。其強(qiáng)大的功能和出色的表現(xiàn)，預(yù)示著將在全社會(huì)得到廣泛應(yīng)用。這一現(xiàn)象，也促使檔案人深入思考，在新的技術(shù)浪潮下，檔案工作將面臨哪些機(jī)遇與挑戰(zhàn)，又該如何應(yīng)對(duì)。
2022年11月30日，美國(guó)聊天機(jī)器人（ChatGPT）大語(yǔ)言模型的出現(xiàn)，開(kāi)啟了人類(lèi)信息時(shí)代的新篇章，將其帶入“搜索+生成”的高級(jí)階段，推動(dòng)人工智能邁向“生成式人工智能”的更高層次。自此，人工智能系統(tǒng)具備了自動(dòng)生成各類(lèi)文檔的能力，涵蓋文字、圖片、聲音、影像視頻、圖表及其混合體。隨后，2023年3月起，中國(guó)也發(fā)布了“文心一言”等眾多跨模態(tài)大語(yǔ)言模型，同樣具備這些生成功能。
為便于表述，本文將生成式人工智能系統(tǒng)簡(jiǎn)稱(chēng)為“智機(jī)”（即具有智能或智慧的機(jī)器），把它們生成的文檔稱(chēng)為“智機(jī)文件”。當(dāng)這些新型文檔出現(xiàn)時(shí)，檔案人面臨一系列亟待解決的問(wèn)題。
思索一：一種新類(lèi)別的檔案來(lái)了嗎？
在2022年10月美國(guó)聊天機(jī)器人誕生前，人類(lèi)檔案的制作主體是人，機(jī)器僅起輔助作用。然而，生成式人工智能的誕生改變了這一局面。如今，檔案從制作者角度可分為兩大類(lèi)：一類(lèi)是人工檔案，即由人制作的檔案；另一類(lèi)是“智機(jī)”檔案，由生成式人工智能系統(tǒng)、大語(yǔ)言模型等智能機(jī)器制作。這是檔案史上前所未有的新類(lèi)別，美國(guó)自2022年11月開(kāi)始出現(xiàn)，中國(guó)從2023年3月起也有了這類(lèi)檔案。截至2024年年底，中國(guó)備案和上線的生成式人工智能大模型眾多，注冊(cè)用戶達(dá)7億以上，生成的“智機(jī)文件”至少百億份，但目前尚未被普遍視為檔案。
思索二：“智機(jī)文件”算不算檔案？
對(duì)于“智機(jī)文件”是否屬于檔案，存在三種觀點(diǎn)。第一種認(rèn)為它并非由人形成，不應(yīng)算作檔案；第二種覺(jué)得它是按人的指令生成的，應(yīng)算檔案；第三種主張具體分析其形成后的利用情況、利用價(jià)值和歸檔情況，只有被應(yīng)用、有價(jià)值且歸檔的才算檔案。
作者支持第二種觀點(diǎn)。以深度求索大模型為例，生成文檔需人的指令，有人的參與，是人的想法的體現(xiàn)。此外，有些生成內(nèi)容即便未被應(yīng)用，也具有證據(jù)價(jià)值。比如，有人讓機(jī)器生成制造殺人武器的方法，這些內(nèi)容可作為其有不良企圖的證據(jù)。還有作者在智慧檔案產(chǎn)業(yè)園開(kāi)工儀式上讓大語(yǔ)言模型起草致辭，雖未采用，但該“智機(jī)文件”記錄了作者的行為、模型的生成水平以及企業(yè)對(duì)“智機(jī)”的使用情況，反映了個(gè)人生活軌跡、時(shí)代印記。杭州電視臺(tái)用數(shù)智人播音員播放新聞，深圳政務(wù)部門(mén)用“智機(jī)”生成公文，這些都充分說(shuō)明“智機(jī)文件”符合檔案的定義，應(yīng)屬于電子檔案中的新類(lèi)別——智機(jī)檔案。
思索三：檔案的概念暫時(shí)要不要做修改？
傳統(tǒng)檔案定義強(qiáng)調(diào)檔案是法人和自然人在活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的原始記錄。新修訂的《檔案法》對(duì)檔案的定義也圍繞這一核心?！爸菣C(jī)”生成的文檔看似超出了法人和自然人形成的范疇，但實(shí)際上都是根據(jù)人的指令生成的。因此，可將“智機(jī)文件”看作是指令者形成的，屬于法人檔案或個(gè)人檔案，可當(dāng)作電子檔案看待。基于此，現(xiàn)行檔案概念暫時(shí)無(wú)需修改，這樣在實(shí)際工作中更具操作性，待未來(lái)出現(xiàn)新變化或問(wèn)題時(shí)再作調(diào)整。
思索四：“智機(jī)文件”要不要?dú)w檔？
“智機(jī)文件”符合檔案概念，具有檔案的功能，應(yīng)像電子檔案一樣全部歸檔。從檔案的概念、內(nèi)涵和本質(zhì)來(lái)看，它能記錄歷史、傳承文明，反映社會(huì)和科技發(fā)展。從成本角度，“智機(jī)文件”為電子形式，存儲(chǔ)空間小，管理成本低。從作用上，歸檔后的“智機(jī)文件”未來(lái)會(huì)像電子檔案一樣發(fā)揮重要作用，一些標(biāo)志性的“智機(jī)文件”，如我國(guó)首個(gè)大語(yǔ)言模型生成的首份文本、圖片等，具有里程碑意義，應(yīng)成為重點(diǎn)檔案。從效果方面，如果不保存，會(huì)導(dǎo)致時(shí)代記憶缺失，不利于歷史記錄和文化傳承。
思索五：要不要辨別是不是“智機(jī)文件”？
“智機(jī)文件”與人工創(chuàng)作的內(nèi)容價(jià)值不同，應(yīng)當(dāng)加以辨別。國(guó)家應(yīng)提倡或規(guī)定“智機(jī)文件”標(biāo)明生成標(biāo)識(shí)，方便人們分辨和鑒定價(jià)值，就像電視紀(jì)錄片中對(duì)影視劇資料的標(biāo)注一樣。網(wǎng)上已出現(xiàn)標(biāo)注“納米Ai生成”的視頻，這為規(guī)范“智機(jī)文件”標(biāo)識(shí)提供了參考。
思索六：“智機(jī)文件”歸檔后，如何著錄？
“智機(jī)文件”歸檔后的著錄可根據(jù)文件形式進(jìn)行。文本類(lèi)按電子文件著錄作者（指令人或發(fā)布者）、內(nèi)容主題、文種、時(shí)間等；圖片類(lèi)按照片著錄作者（生成者）、主題或題目、時(shí)間等；視頻類(lèi)按電視劇、電影著錄作者（指令者、生成者、發(fā)布者等）、主題和題目、時(shí)間等；聲音類(lèi)按錄音檔案著錄必要要素。初期可進(jìn)行粗略著錄，后續(xù)再根據(jù)實(shí)際情況完善規(guī)則。
此前，檔案界對(duì)人工智能生成技術(shù)的應(yīng)用并不積極。主要原因是大家認(rèn)為該技術(shù)高深，對(duì)人才要求高，研制和使用成本大。然而，深度求索“智機(jī)”的誕生改變了這一認(rèn)知。其主持人并非專(zhuān)業(yè)大模型領(lǐng)域人士，團(tuán)隊(duì)規(guī)模不大，資金投入不多，開(kāi)發(fā)時(shí)間也較短，這表明檔案服務(wù)企業(yè)若愿意，可利用其開(kāi)源技術(shù)，打造適合檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)大模型。
思索一：檔案工作是否應(yīng)用“智機(jī)”？
檔案工作追求真實(shí)，而“智機(jī)”部分功能存在造假風(fēng)險(xiǎn)，但仍應(yīng)在檔案工作中應(yīng)用“智機(jī)”。從檔案形成角度，“智機(jī)”的聲音轉(zhuǎn)文字、文字翻譯和非電子檔案識(shí)別轉(zhuǎn)化等功能，能豐富檔案館（室）的檔案資源。從管理角度，“智機(jī)”可對(duì)檔案安全預(yù)警、分析利用趨勢(shì)、監(jiān)控檔案狀態(tài)等，有利于檔案的安全和科學(xué)管理。從利用角度，雖然“智機(jī)”可能生成虛假內(nèi)容，但這些技術(shù)也是讓檔案“活起來(lái)”的有力手段，能提升檔案展覽、編研、開(kāi)發(fā)的效果，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的智慧開(kāi)發(fā)，發(fā)揮檔案的最大效益。從治理角度，檔案行政管理工作應(yīng)用“智機(jī)”可提高效率，不應(yīng)用則會(huì)落后于時(shí)代。
思索二：檔案工作能不能用“智機(jī)”？
“智機(jī)”在檔案工作中有眾多應(yīng)用場(chǎng)景。對(duì)檔案館（室）而言，可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)收集、管理、統(tǒng)計(jì)、監(jiān)控、調(diào)取、掃描識(shí)別轉(zhuǎn)換、搜索、編研、展覽、深度加工開(kāi)發(fā)和翻譯檔案等功能，將傳統(tǒng)檔案館（室）提升為智慧檔案館（室）。對(duì)檔案局來(lái)說(shuō)，可用于遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)指導(dǎo)、法律咨詢、宣傳培訓(xùn)和科研輔助等。檔案學(xué)?？山柚爸菣C(jī)”輔助教學(xué)與科研，解決實(shí)際問(wèn)題。檔案服務(wù)企業(yè)利用“智機(jī)”為各類(lèi)檔案部門(mén)服務(wù)，建設(shè)智慧檔案館（室）、新質(zhì)檔案館（室），這將是行業(yè)發(fā)展的新風(fēng)口。
思索三：檔案工作用得起用不起“智機(jī)”？
過(guò)去人們認(rèn)為“智機(jī)”成本高，檔案部門(mén)難以承受。但深度求索大模型開(kāi)發(fā)成本低，僅為國(guó)外同類(lèi)產(chǎn)品的1/20-1/30，且免費(fèi)開(kāi)源。美國(guó)華人李飛飛團(tuán)隊(duì)甚至用50美元就“蒸餾”出不錯(cuò)的大模型，未來(lái)“智機(jī)”成本可能更低。檔案服務(wù)企業(yè)可借助深度求索模型建立智慧檔案平臺(tái)，每個(gè)檔案館（室）單獨(dú)建系統(tǒng)的費(fèi)用可能低于建數(shù)字檔案館（室），還可考慮建設(shè)集中式智慧檔案大平臺(tái)，為國(guó)家節(jié)省大量資金，這也是我國(guó)智慧檔案建設(shè)的新方向。
思索四：檔案中有秘密，用“智機(jī)”安不安全呢？
檔案中存在秘密，使用“智機(jī)”時(shí)安全性備受關(guān)注。建設(shè)智慧檔案館（室）與數(shù)字檔案館（室）的安全原則相同，即涉密檔案先不進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，不進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)。一般情況下，涉密檔案占檔案館（室）全部檔案的10-30%，暫時(shí)不處理這部分檔案，不影響其他檔案的智慧管理與利用。待對(duì)涉密檔案逐件鑒定解密后，再進(jìn)行后續(xù)操作，這樣檔案部門(mén)可放心使用“智機(jī)”進(jìn)行智慧檔案建設(shè)。
思索五：“智機(jī)”是否會(huì)取代檔案人？
部分檔案人擔(dān)心使用“智機(jī)”后會(huì)無(wú)事可干、被取代。實(shí)際上，這種擔(dān)憂是不必要的?！爸菣C(jī)”需要人的指令才能生成內(nèi)容，且生成結(jié)果需人審核決定是否采用或修改。此外，檔案工作中還有一些工作是“智機(jī)”無(wú)法替代的，所以檔案人仍有重要作用，不會(huì)被“智機(jī)”取代。
深度求索大語(yǔ)言模型的出現(xiàn)，為檔案工作帶來(lái)了新的思考方向。希望通過(guò)這篇文章，能在全國(guó)檔案界引發(fā)關(guān)于“智機(jī)”與檔案的深入討論，吸引更多專(zhuān)業(yè)見(jiàn)解，推動(dòng)檔案人對(duì)“智機(jī)文件”的關(guān)注與收集，促進(jìn)生成式人工智能技術(shù)在檔案部門(mén)的廣泛應(yīng)用，開(kāi)創(chuàng)全國(guó)智慧檔案、新質(zhì)檔案的新局面。
文章來(lái)源：文章節(jié)選自《中國(guó)檔案》2025年第2期
作者單位：國(guó)家檔案局
——轉(zhuǎn)載自中國(guó)檔案雜志公眾號(hào)
