文書檔案在每個(gè)立檔單位中都占據(jù)著核心地位，堪稱不可或缺的檔案門類，它記錄著單位的職能活動(dòng)與運(yùn)轉(zhuǎn)軌跡。從單位的重大決策制定，到日常工作的細(xì)微執(zhí)行環(huán)節(jié)，文書檔案都留存著關(guān)鍵信息。
在日常辦文辦事的過程中，會(huì)產(chǎn)生形形色色的文字與圖表，請(qǐng)示、報(bào)告、通知、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)、合同等，在歸檔之前被稱作文件材料。它們是單位工作的原始記錄，分散且無序地存在于各個(gè)工作環(huán)節(jié)之中。當(dāng)這些文件材料經(jīng)過篩選、整理、分類等一系列規(guī)范的流程后，便轉(zhuǎn)化為文書檔案。歸檔，就是從分散到集中，從無序到有序，從單一到系統(tǒng)的過程，為單位的后續(xù)工作查考、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、決策制定等提供堅(jiān)實(shí)可靠的依據(jù)。
本文聊聊文書檔案該收集哪些文件材料，希望對(duì)新手檔案工作人員有所幫助！
1.什么是文書檔案？
文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的檔案。
科技檔案是基建、科研、設(shè)備類產(chǎn)生的檔案，會(huì)計(jì)檔案是財(cái)務(wù)相關(guān)的報(bào)表、賬簿、憑證，人事檔案是記錄個(gè)人的檔案，照片檔案是通過攝像設(shè)備產(chǎn)生的圖像，專業(yè)檔案是某個(gè)專門職能形成的專業(yè)檔案。
文書檔案是綜合性的檔案，涉及管理、行政、綜合、保障等方面，簡(jiǎn)單點(diǎn)說就是公文、記錄、報(bào)告、規(guī)章等。
2.文書的類型和范圍
一般，文書包括兩大類，即公文類文書和事務(wù)類文書。
（1）公文類文書包括發(fā)文和收文兩大小類。
發(fā)文，以本單位名義簽發(fā)的各種文件，《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定有15種文件種類，按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》要求擬制文件。公文種類主要有十五種，包括決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要。正式公文的發(fā)文代字一般有兩種類型，一種為有文號(hào)的，一種為無文號(hào)的。注意，發(fā)文一般都需要?dú)w檔。
收文，上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)都有可能發(fā)送文件到相關(guān)單位辦理各種事宜。一般，同級(jí)收文和對(duì)口的直接上級(jí)收文數(shù)量較多。收文應(yīng)根據(jù)文件重要程度和相互關(guān)聯(lián)性，應(yīng)歸則歸，不應(yīng)歸則不宜歸。
（2）事務(wù)類文書，除上述外，其他應(yīng)歸檔內(nèi)容。
計(jì)劃類，包括計(jì)劃、規(guī)劃、方案和安排等。
報(bào)告類，包括總結(jié)、述職報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、綜合性報(bào)告等。
規(guī)章類，包括章程、條例、辦法、規(guī)則、規(guī)程、制度、守則、公約等。
簡(jiǎn)報(bào)類，包括工作簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、信息通報(bào)、信息通訊、工作動(dòng)態(tài)、內(nèi)部參考、大事記、組織沿革等。
會(huì)議類，包括會(huì)議計(jì)劃、安排、通知、名單、議程、報(bào)告、會(huì)議記錄、講話稿、開幕詞、閉幕詞等。
其他，包括人事調(diào)動(dòng)（介紹信、函）、花名冊(cè)（職工名冊(cè)，干部名冊(cè)，黨團(tuán)員、工會(huì)會(huì)員名冊(cè)）、采購(gòu)（招標(biāo)書、投標(biāo)書、中標(biāo)通知書、合同、驗(yàn)收）、活動(dòng)材料（黨建、文明創(chuàng)建等）、報(bào)表（各種類型的月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)）、邀請(qǐng)信、感謝信、賀信、請(qǐng)柬、合同、協(xié)議、協(xié)定、議定書、備忘錄、意向書等。
3.文書檔案的歸檔范圍和不歸檔范圍
文書檔案的歸檔范圍和不歸檔范圍，國(guó)家檔案局令第8號(hào)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》有明確的規(guī)定。收集檔案時(shí)，需要對(duì)照8號(hào)令的標(biāo)準(zhǔn)做好文件材料的收集和歸檔。
文書檔案收集范圍的重點(diǎn)就是本機(jī)關(guān)自己形成的文件材料，上、下級(jí)機(jī)關(guān)和其它機(jī)關(guān)針對(duì)本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)有密切聯(lián)系的文件材料。
（1）歸檔范圍
①反映主要職能與歷史面貌
反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；
②具有憑證價(jià)值
機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；
③需貫徹執(zhí)行與重要報(bào)送
本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；
④其他查考價(jià)值
其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。
（2）不歸檔范圍
①上級(jí)機(jī)關(guān)文件
上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；
②本機(jī)關(guān)文件
本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；
③同級(jí)機(jī)關(guān)文件
同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；
④下級(jí)機(jī)關(guān)文件
下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。
（3）文書檔案歸檔的具體范圍
參照8號(hào)令附件《文書檔案保管期限表》，主要包括以下部分：
①本機(jī)關(guān)黨組（或?qū)嵭悬h委制的黨委）會(huì)議和行政辦公的紀(jì)要、會(huì)議記錄；
②本機(jī)關(guān)召開工作會(huì)議、專題會(huì)議的文件材料；
③機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會(huì)議的文件材料；
④本機(jī)關(guān)承辦國(guó)際性會(huì)議、大型展覽會(huì)、博覽會(huì)的文件材料；
⑤上級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時(shí)形成的文件材料；
⑥本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)文件材料；
⑦本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)編制、干部人事、黨、團(tuán)、紀(jì)檢、工會(huì)、保衛(wèi)、信訪工作文件材料；
⑧本機(jī)關(guān)事務(wù)管理文件材料；
⑨上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的文件材料；
⑩同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；
?下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的文件材料。
4.收集的主意事項(xiàng)
1.立檔單位要建立健全收發(fā)文登記制度，有完整的收文登記本、發(fā)文登記本、印章登記本，依據(jù)歸檔范圍，收集所登記的“紅頭文件”的歸檔。
2.檢查本單位在年度工作中產(chǎn)生的“白頭文件”材料是否收集歸檔，即上述的事務(wù)類文書。
3.不論“紅頭文件”還是“白頭文件”都是本單位工作過程中形成的文件材料，均屬于立檔單位應(yīng)收集的范圍。
