文書檔案在每個立檔單位中都占據(jù)著核心地位，堪稱不可或缺的檔案門類，它記錄著單位的職能活動與運轉(zhuǎn)軌跡。從單位的重大決策制定，到日常工作的細微執(zhí)行環(huán)節(jié)，文書檔案都留存著關(guān)鍵信息。
在日常辦文辦事的過程中，會產(chǎn)生形形色色的文字與圖表，請示、報告、通知、報表、統(tǒng)計、合同等，在歸檔之前被稱作文件材料。它們是單位工作的原始記錄，分散且無序地存在于各個工作環(huán)節(jié)之中。當(dāng)這些文件材料經(jīng)過篩選、整理、分類等一系列規(guī)范的流程后，便轉(zhuǎn)化為文書檔案。歸檔，就是從分散到集中，從無序到有序，從單一到系統(tǒng)的過程，為單位的后續(xù)工作查考、經(jīng)驗總結(jié)、決策制定等提供堅實可靠的依據(jù)。
本文聊聊文書檔案該收集哪些文件材料，希望對新手檔案工作人員有所幫助！
1.什么是文書檔案？
文書檔案是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的檔案。
科技檔案是基建、科研、設(shè)備類產(chǎn)生的檔案，會計檔案是財務(wù)相關(guān)的報表、賬簿、憑證，人事檔案是記錄個人的檔案，照片檔案是通過攝像設(shè)備產(chǎn)生的圖像，專業(yè)檔案是某個專門職能形成的專業(yè)檔案。
文書檔案是綜合性的檔案，涉及管理、行政、綜合、保障等方面，簡單點說就是公文、記錄、報告、規(guī)章等。
2.文書的類型和范圍
一般，文書包括兩大類，即公文類文書和事務(wù)類文書。
（1）公文類文書包括發(fā)文和收文兩大小類。
發(fā)文，以本單位名義簽發(fā)的各種文件，《黨政機關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定有15種文件種類，按照《黨政機關(guān)公文格式》要求擬制文件。公文種類主要有十五種，包括決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要。正式公文的發(fā)文代字一般有兩種類型，一種為有文號的，一種為無文號的。注意，發(fā)文一般都需要歸檔。
收文，上級、同級、下級都有可能發(fā)送文件到相關(guān)單位辦理各種事宜。一般，同級收文和對口的直接上級收文數(shù)量較多。收文應(yīng)根據(jù)文件重要程度和相互關(guān)聯(lián)性，應(yīng)歸則歸，不應(yīng)歸則不宜歸。
（2）事務(wù)類文書，除上述外，其他應(yīng)歸檔內(nèi)容。
計劃類，包括計劃、規(guī)劃、方案和安排等。
報告類，包括總結(jié)、述職報告、調(diào)查報告、調(diào)研報告、綜合性報告等。
規(guī)章類，包括章程、條例、辦法、規(guī)則、規(guī)程、制度、守則、公約等。
簡報類，包括工作簡報、情況反映、信息通報、信息通訊、工作動態(tài)、內(nèi)部參考、大事記、組織沿革等。
會議類，包括會議計劃、安排、通知、名單、議程、報告、會議記錄、講話稿、開幕詞、閉幕詞等。
其他，包括人事調(diào)動（介紹信、函）、花名冊（職工名冊，干部名冊，黨團員、工會會員名冊）、采購（招標(biāo)書、投標(biāo)書、中標(biāo)通知書、合同、驗收）、活動材料（黨建、文明創(chuàng)建等）、報表（各種類型的月報、季報、年報）、邀請信、感謝信、賀信、請柬、合同、協(xié)議、協(xié)定、議定書、備忘錄、意向書等。
3.文書檔案的歸檔范圍和不歸檔范圍
文書檔案的歸檔范圍和不歸檔范圍，國家檔案局令第8號《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》有明確的規(guī)定。收集檔案時，需要對照8號令的標(biāo)準(zhǔn)做好文件材料的收集和歸檔。
文書檔案收集范圍的重點就是本機關(guān)自己形成的文件材料，上、下級機關(guān)和其它機關(guān)針對本機關(guān)主管業(yè)務(wù)有密切聯(lián)系的文件材料。
（1）歸檔范圍
①反映主要職能與歷史面貌
反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；
②具有憑證價值
機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；
③需貫徹執(zhí)行與重要報送
本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料；
④其他查考價值
其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。
（2）不歸檔范圍
①上級機關(guān)文件
上級機關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；
②本機關(guān)文件
本機關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關(guān)負責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；
③同級機關(guān)文件
同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；
④下級機關(guān)文件
下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。
（3）文書檔案歸檔的具體范圍
參照8號令附件《文書檔案保管期限表》，主要包括以下部分：
①本機關(guān)黨組（或?qū)嵭悬h委制的黨委）會議和行政辦公的紀(jì)要、會議記錄；
②本機關(guān)召開工作會議、專題會議的文件材料；
③機關(guān)聯(lián)合召開會議的文件材料；
④本機關(guān)承辦國際性會議、大型展覽會、博覽會的文件材料；
⑤上級機關(guān)、上級領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機關(guān)工作時形成的文件材料；
⑥本機關(guān)業(yè)務(wù)文件材料；
⑦本機關(guān)機構(gòu)編制、干部人事、黨、團、紀(jì)檢、工會、保衛(wèi)、信訪工作文件材料；
⑧本機關(guān)事務(wù)管理文件材料；
⑨上級機關(guān)制發(fā)的文件材料；
⑩同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；
?下級機關(guān)報送的文件材料。
4.收集的主意事項
1.立檔單位要建立健全收發(fā)文登記制度，有完整的收文登記本、發(fā)文登記本、印章登記本，依據(jù)歸檔范圍，收集所登記的“紅頭文件”的歸檔。
2.檢查本單位在年度工作中產(chǎn)生的“白頭文件”材料是否收集歸檔，即上述的事務(wù)類文書。
3.不論“紅頭文件”還是“白頭文件”都是本單位工作過程中形成的文件材料，均屬于立檔單位應(yīng)收集的范圍。
